Zapoczątkowaliśmy cykl artykułów w ramach kategorii „księgowość dla startupu”, aby poszerzyć dostępną wiedzę potrzebną przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej o zagadnienia księgowe. Decyzja czy powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu czy księgować samodzielnie jest tylko jedną z wielu. Jeśli chodzi o podatki od firm – nieznajomość przepisów nie zwalnia z ich stosowania. Na szczęście w dobie Internetu dużo wiedzy fachowej jest dostępne na przysłowiowe wyciągnięcie ręki.
W startupie technologicznym każdy dzień to wyzwanie – nowi klienci, projekty, technologie. Nietrudno więc zapomnieć o terminach podatkowych czy składkach ZUS. Tymczasem nawet drobne uchybienia mogą oznaczać kary lub problemy z urzędem skarbowym.
W poprzednich poradach porównaliśmy sytuację ze spółką z o.o. i JDG pod względem księgowości. Artykuł można przeczytać tutaj – forma księgowości dla startupu spółki z o.o. i JDG.
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w branży IT to dla wielu specjalistów atrakcyjny sposób na niezależność i elastyczność zawodową. Własny startup pozwala tworzyć produkty na własnych zasadach, współpracować z klientami z całego świata i realnie wpływać na kierunek rozwoju firmy. Programiści, graficy, testerzy czy konsultanci często decydują się na własną firmę, aby samodzielnie zarządzać projektami i finansami. Jednak, aby biznes działał bezpiecznie i zgodnie z prawem, konieczne jest odpowiednie prowadzenie księgowości. W świecie startupów technologia to podstawa, ale dobra księgowość jest warunkiem prawidłowego rozwoju, gdyż pozwala firmie ruszyć z miejsca i rozwijać się w stabilny sposób.
Rzetelna księgowość. To ona pozwala zachować porządek w finansach i chroni przed kosztownymi błędami
Dlaczego księgowość w start-upie jest ważna w branży IT?
W startupach technologicznych tempo pracy jest ogromne, a codzienność pełna nowych pomysłów i klientów z różnych krajów. Księgowość często schodzi na dalszy plan – do momentu, gdy pojawia się pierwszy problem z rozliczeniem VAT-u lub konieczność przygotowania sprawozdania dla inwestora.
Profesjonalnie prowadzona księgowość pozwala:
- dokładnie śledzić przychody i koszty,
- analizować rentowność poszczególnych projektów,
- podejmować trafniejsze decyzje biznesowe,
- uniknąć kar za błędy podatkowe czy nieterminowe deklaracje.
Warto też pamiętać, że startupy IT często współpracują z zagranicznymi kontrahentami, co oznacza rozliczenia w różnych walutach i obowiązki związane z VAT UE. Ponieważ branża IT wiąże się z transakcjami zagranicznymi – a to wymaga znajomości przepisów dotyczących VAT UE i podatków międzynarodowych. Bez odpowiedniego wsparcia łatwo tu o pomyłkę.
Prawidłowo prowadzona księgowość w startupie IT:
- daje jasny obraz sytuacji finansowej firmy,
- pomaga kontrolować koszty działalności,
- umożliwia planowanie budżetu i inwestycji,
- ułatwia rozmowy z inwestorami i bankami.
Jaką formę opodatkowania wybrać?
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) daje kilka możliwości opodatkowania:
- Podatek liniowy (19%) – idealny przy wyższych dochodach, gdy nie korzystasz z ulg. Zaletą jest prostota i przejrzystość rozliczania
- Skala podatkowa (12% i 32%) – dobra, gdy chcesz rozliczać wspólnie z małżonkiem lub masz prawo do ulg.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – bardzo popularny wśród specjalistów IT, z atrakcyjnymi stawkami 12% lub 8,5%. Dla większości usług programistycznych obowiązuje stawka 12%, ale w niektórych przypadkach można zastosować 8,5%.
Dobór właściwej formy opodatkowania zależy od charakteru działalności, poziomu kosztów oraz planów rozwojowych. Jak wiadomo z wykładów z projektowania systemów – koszty analiz, konsultacji i ewentualnej zmiany na początku działalności jest relatywnie niski w porównaniu z kosztami zmian na dalszym etapie rozwoju (projektu, startupu, przedsięwzięcia).
Księgowość w startupie IT – samodzielnie czy z biurem rachunkowym?
Na początku działalności wielu przedsiębiorców wybiera samodzielne prowadzenie księgowości, korzystając z dostępnych narzędzi online takich jak wFirma, iFirma, Fakturownia czy inFakt. Gdy jednak startup się rozrasta i w ramach rozwoju zaczyna współpracować z kontrahentami zagranicznymi, wystawia faktury w walutach obcych lub zatrudnia pierwszych pracowników, biuro rachunkowe staje się ogromnym wsparciem.
Jeśli chcesz spróbować programów do fakturowania / księgowania, zobacz tutaj wersje demo (można je testować przez określoną ilość dni, np InFakt przez 30 dni, miesiąc na testowanie daje też Fakturownia):
Wfirma : https://wfirma.pl/program-do-fakturowania
Fakturownia: https://fakturownia.pl
Kalkulator inFakt: https://www.infakt.pl/kalkulatory/kalkulator-jdg-czy-spolka/
Kiedy w grę wchodzą kontrakty międzynarodowe, lepiej zainwestować w zawodowe biuro rachunkowe. Trudno mówić o tym jako o koszcie, gdyż wydatki na biuro rachunkowe pozwolą zaoszczędzić czas i uniknąć kosztowych pomyłek i zapominania o terminach.
Podsumowując temat księgowości w IT – mam wybrać biuro księgowego czy samodzielnie?
Księgowość w startupie IT to nie tylko formalność, ale strategiczny element zarządzania biznesem. Dobre zrozumienie zasad rozliczeń i wybór odpowiednich narzędzi pozwalają uniknąć problemów, zoptymalizować podatki i skupić się na tym, co najważniejsze – tworzeniu innowacyjnych rozwiązań technologicznych.
Dobrze prowadzona księgowość w startupie daje kontrolę, pewność i spokój – należy samemu lub z mentorem (patrz: inkubatory i ) rozważyć za i przeciw i dopasować nasz model księgowości do danego startupu i jego etapu rozwoju, czy to będzie samodzielne księgowanie za pomocą narzędzi online, czy też wybór padnie na biuro księgowe. Pamiętać warto, że księgowość to nie tylko obieg dokumentów i faktur, ale też znajomość aktualnie obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do rozliczenia. Jeśli zatrudniamy już inne osoby – nie zapominajmy o module „kadry i płace”.
